Varför klarspråk?

Klarspråk är ett verktyg som framför allt används av myndigheter och stora organisationer för att förbättra den skriftliga kommunikationen med invånare och kunder. Men det är inte bara inom de här typerna av verksamheter som det kan löna sig att skriva klarspråk. I det här inlägget tänker jag lista tre allmänna anledningar till att använda klarspråk.

För att öka effektiviteten

Att skriva så att läsaren förstår innebär att du som skribent förhoppningsvis slipper lägga tid på att besvara frågor som borde ha förklarats på ett begripligt sätt i texten. Klar kommunikation är effektiv kommunikation. Och tid är – som bekant – pengar.

För tilliten

Det är svårt att lita på en skribent vars text man inte förstår. En krånglig text kan signalera att avsändaren har något att dölja, att hen vill vilseleda sin läsare, eller komma undan ansvar.

För demokratin

I ett demokratiskt samhälle har alla medborgare rätt att förstå information som angår dem. Det är en stor anledning till varför myndigheter och stora nationella organisationer i dag måste arbeta aktivt med att formulera begripliga texter. Det är även en god anledning till varför privata företag också borde syssla med klarspråk. 

Lär känna din mottagare

För att skriva en så bra text som möjligt är det viktigt att du vet vem din läsare är. I det här inlägget får du tips på några faktorer som är viktiga att fundera kring.

Antal
timon-studler-63413-unsplash
Riktar sig din text till en person, en liten grupp eller en större grupp? Att veta hur många personer du skriver till är avgörande för vilken ton du bör använda dig av. Generellt gäller regeln ju fler mottagare, desto formellare ton.

Sammansättning
rawpixel-651335-unsplash
Vilken typ av mottagare skriver du för? Hur gamla är dina läsare? Går de i skolan eller arbetar de? Har de en annan kulturell eller språklig bakgrund än du? Allt det här är viktigt att ta reda på innan du börjar skriva din text. Samtliga faktorer kan påverka hur du bör tilltala dina läsare, hur mycket information som är nödvändig och hur informationen ska paketeras. Om mottagargruppen innehåller en bred sammansättning av individer med vitt skilda bakgrunder, är det klokt att tänka sig att du riktar din text till den som behöver mest stöd från dig som skribent. Förklara hellre för mycket, än för lite. Använd hellre raka och enkla formuleringar, än ålderdomliga och krångliga.

Kunskaper
sharon-mccutcheon-532782-unsplash

Hur mycket förkunskap har din mottagare om ämnet du skriver om? Det här hör ihop med den föregående punkten, och ligger till grund för hur mycket information du behöver inkludera i din text, och på vilket sätt den bör formuleras. Ju mindre mottagaren vet om ämnet, desto viktigare är det att du förklarar svåra begrepp och är noggrann med vilken disposition din text har (i vilken ordning du presenterar vilken information).

Attityder
gem-lauris-rk-606993-unsplash
Hur tror du att din mottagare känner inför textens ämne, situationen texten förekommer i, och dig som skribent? Tror du att din läsare är negativt inställd till dig som avsändare (till exempel för att hen tidigare fått avslag på sin ansökan, eller för att ni tidigare har haft dålig stämning mellan er), eller är hen vänligt inställd (till exempel för att ni tidigare har haft god kommunikation, eller för att hen har ett intresse för textens ämne)? Att hålla god ton är oftast en fördel (framför allt när du företräder din arbetsplats), och absolut nödvändigt om läsarens inställning redan är negativ till dig som avsändare.